Correspondance commerciale en allemand
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Grammaire et orthographe
Écrire dans un style professionnel
Les règles de la correspondance allemande moderne
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Objectifs et contenu du cours:
Écrivez des e-mails et des lettres sans erreurs!
Améliorez votre expression écrite !
Écrivez un style impeccable!
Dans notre cours, nous pratiquons
- la rédaction d’e-mails et de lettres à des partenaires externes tels que des banques, des fournisseurs et des clients - demandes, offres, factures, rappels de paiement
- ainsi que la correspondance interne
À qui s'adresse le cours de correspondance commerciale ?
- Le cours s'adresse principalement aux participants ayant de bonnes connaissances en allemand et souhaitant perfectionner leurs compétences.
- Cependant, même les débutants ou les participants ayant un niveau moyen peuvent réduire leur risque d'erreur et convaincre leurs correspondants avec un style sérieux et clair.
- Les débutants complets apprennent à comprendre les e-mails allemands et font les premiers pas pour formuler leurs réponses.
Les règles de la correspondance allemande
Notre cours se concentre sur le " Hamburger Verständlichkeitskonzept" («concept d'intelligibilité »).
Ce concept décrit la correspondance commerciale allemande moderne : elle doit être polie, claire et efficace - exempte de mots de remplissage et de formules démodées.
Das Hamburger Verständlichkeitskonzept
Il n'existe aucune situation
dans laquelle il est utile de s'exprimer de manière plus compliquée que nécessaire !
Le « concept d'intelligibilité » est un modèle qui nous aide à rédiger des lettres commerciales simples et bien compréhensibles.
Faites-en l'expérience : Écrivez seulement ce que vous voulez vraiment dire, sans mots de remplissage et en vous limitant au strict nécessaire. Vous verrez que le résultat est clair et convaincant ... et professionnel !
Important : vous devez savoir ce que vous voulez dire.
Faites le test inverse : si vos phrases sont compliquées, est-ce que c'est parce que vos pensées sont désordonnées ? Dans ce cas : mettez d'abord de l'ordre dans vos idées !
Est-ce poli ?
Oui. Imaginez que vous receviez un e-mail et que vous compreniez immédiatement ce que l'expéditeur attend de vous. Cela facilite votre travail.
N'est-il pas poli de la part de votre correspondant de s'efforcer d'être clair en écrivant ?
Ne vous inquiétez pas :
le Hamburger Verständlichkeitskonzept n'est pas une prescription obligatoire, mais une sorte de guide. L'"ancien" style de correspondance existe toujours - il n'est pas interdit de l'utiliser !
D'ailleurs, les locuteurs natifs mélangent souvent l'ancienne et la nouvelle forme. C'est pourquoi les lettres d'affaires allemandes ont parfois l'air plus compliquées que leur contenu ne l'est finalement.
Correspondance commerciale : conseils, exemples et liens
Salutation
Hallo Herr Müller, Hallo Frau Müller
Hallo Peter, Hallo Susie
La première phrase
- Après la salutation, on commence par une lettre minuscule.
- « I hope you are doing well » - „Ich hoffe, dass es Ihnen gut geht“
n'est pas une expression courante en allemand.
Cependant :
pourquoi quelqu’un serait-il offensé quand l’autre demande comment il va ?
- En allemand, il suffit de dire directement ce que l'on veut.
Écrivez ce que vous voulez communiquer
Demandez-vous d'abord à vous-même :
Qu'est-ce que j'attends de mon correspondant ?
- J'ai une question : je formule exactement cette question.
- Je veux demander à l'autre personne de faire quelque chose : J'écris une demande qui devient polie et correcte grâce au mot "bitte". L'autre personne comprend exactement ce qu'elle doit faire.
- Adressez-vous directement au destinataire - évitez la voix passive ou les formules générales impersonnelles.
- Mon correspondant me connaît-il ou est-ce notre premier contact ? Dans le deuxième cas, vous avez déjà une bonne entrée en matière : vous vous présentez - ou présentez votre entreprise - dans la première phrase.
- Si vous écrivez une réponse, remerciez l’expéditeur pour son e-mail: « vielen Dank für Ihre Email/ die Dokumente/ … »
- Évitez les mots de remplissage et les relativisations polies lorsque vous parlez de faits commerciaux. Il faut faire la distinction entre des ajouts polis quasiment sans contenu, et des conditions concrètes/ des faits/ des demandes. (Ces dernières ne sont pas plus agréables si elles sont formulées pour être atténuées).
- Allez droit au but pour que le destinataire n’ait pas à lire votre e-mail trois fois! Les répétitions sont déroutantes!
- Les fautes de frappe sont fréquentes dans les e-mails - mieux vaut les corriger.
- Est-ce que "asap" aide ? Pas vraiment. Si vous voulez ou devez fixer un délai clair, communiquez-le avec une date. "Aussi vite que possible" est relatif. Après tout, tout le monde travaille aussi vite qu'il le peut. Ou bien connaissez-vous quelqu'un qui dit : "Hmm, je pourrais travailler plus vite, mais ..." ?
La structure
Un aspect important est la clarté de la structure. En présentant vos points dans une séquence logique, vous pouvez éviter - souvent - des phrases secondaires compliquées. C'est particulièrement intéressant pour les personnes qui ne maîtrisent pas encore très bien l'allemand.
Votre destinataire ne pense PAS :
"Oh, il n'y a pas de constructions de phrases compliquées : cet e-mail est ennuyeux !"
La conclusion
"Mit freundlichen Grüßen".
Plus d’info :
Duden: Briefe, Emails und Kurznachrichten gut und richtig schreiben
ISBN: 9783411743049
2020
Conseils pour la correspondance commerciale :
https://www.wirtschaftswissen.de/unternehmensfuehrung/korrespondenz/
Quiz : Correspondance commerciale :
